Funktionen
Was e-dossier bei jeder Pflicht tut
Sie führt jede Pflicht als eigenen Vorgang mit Datum, bearbeitender Person und Begründung, von der Triage bis zur Aufbewahrung.
Die Verantwortung für die Erfüllung der Pflichten bleibt bei Ihnen und Ihrer Selbstregulierungsorganisation (SRO).
So läuft ein Dossier
Von der ersten Einstufung bis zur Wiedervorlage. Die Bilder zeigen die Software mit erfundenen Testdaten.
Triage
Jeder neue Kunde erhält automatisch ein GwG-File. Jede Einstufung verlangt eine schriftliche Begründung. Eine unklare Antwort wird wie eine Sitzgesellschaft behandelt.
Identifizierung
Jede Identifizierung ist ein eigener Vorgang mit Methode, Dokument, Echtheitsbestätigung und Datum. Ein Handelsregisterauszug gilt ab 365 Tagen als überholt. Ein Zweifel an der Identität sperrt die Aktivierung.
Erklärung zum wirtschaftlich Berechtigten
Welches Formular fällig ist, leitet das Modul aus Triage und Rechtsform ab und druckt es vorbefüllt mit Strafhinweis. Ändert sich eine Angabe, gilt die Erklärung als veraltet.
Kundenprofil
Zweck, Tätigkeit, finanzielle Verhältnisse, Herkunft der Vermögenswerte, mit Belegen. Eine Korrektur erzeugt eine neue Fassung, die alte bleibt lesbar.
Risikoprofil
Kriterienkatalog mit Stufen je Kriterium; mehrere Kriterien leitet das Modul aus dem Sachverhalt ab. Eine Abweichung vom errechneten Ergebnis verlangt eine Begründung.
Sanktionslisten
Ein täglicher Lauf gleicht alle erfassten Personen mit den öffentlichen Sanktionslisten von SECO, EU und UN ab. Ein Namensanklang ist kein Treffer: Den Entscheid trifft Ihre GwG-Fachstelle, nie die Maschine.
Freigabe
Fehlt ein Pflichtbestandteil, lässt sich das Dossier nicht freigeben. Die Lücke bleibt sichtbar, bis sie geschlossen ist. Erst wenn alle Pflichtbestandteile vorliegen, lässt sich das Dossier freigeben. Wer wann freigegeben hat, bleibt im Dossier.
Wiedervorlage
Fälligkeiten nach Risikostufe alle 12, 6 oder 3 Monate. Jede Antwort „nein“ verlangt eine Bemerkung.
Prüffertig: Liste 902.8 und Dossier-Export
Dossier-Export je Kunde, Gesamtinventar als Tabelle, Liste der GwG-relevanten Files, Organisationsblatt mit Rollen, Schulungsregister und Hilfspersonen. Überfälliges erscheint als überfällig.
Die Prüfgesellschaft erhält einen befristeten Lesezugang; jeder Zugriff wird protokolliert.
Grundsätze
- Keine Lücke ohne Grund. Wo das Reglement eine Begründung verlangt, speichert das Modul ohne sie nicht.
- Fälligkeiten entstehen selbst. Überprüfungen, Ausweise, Fristen und Screenings legt ein täglicher Lauf an.
- Unveränderliche Akten. Beweisführende Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen; eine Korrektur ist eine neue Fassung.
Was Sie wissen sollten
- Reglement.
- Abgebildet ist das Reglement des VQF für Finanzintermediäre; der Berater-Anhang wird eingearbeitet.
- Weitere SROs.
- Heute bildet e-dossier das Reglement des VQF ab. Profile für PolyReg, SRO-Treuhand Suisse, SRO SAV/SNV, ARIF und ein Grundprofil für weitere SROs sind in Arbeit.
- Politisch exponierte Personen.
- Bei jeder Person werden PEP-Status, Funktion und deren Ende erfasst. Eine ausländische PEP stuft das Risiko zwingend auf hoch; Aufnahme und jährliche Weiterführung verlangen einen dokumentierten Entscheid der Geschäftsleitung. Eine kommerzielle PEP-Datenbank ist nicht angebunden.
- Länderlisten.
- Aus öffentlichen internationalen Listen, mit Quelle und Stand, nicht die nicht-öffentliche Länderliste einer SRO.
- Verantwortung.
- Das Modul ersetzt weder Ihre SRO noch Ihr Urteil. Es führt den Ablauf und hält fest, was entschieden wurde.
Eine Vorführung mit Testdaten
Das Modul lässt sich an erfundenen Fällen vollständig zeigen, von der Triage bis zur Meldung, ohne eine echte Akte zu berühren.
Recherche und Text mit KI. Die Bilder zeigen die Software mit erfundenen Testdaten.