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PolyReg

Was verlangt PolyReg von Beraterinnen und Beratern?

PolyReg hat für Beraterinnen und Berater einen eigenen Anhang zum Reglement. Er verweist Paragraf für Paragraf auf die Regeln für Finanzintermediäre. Über Art. 8b GwG hinaus verlangt PolyReg: erneute Identifizierung bei Zweifeln, ein GwG-Register, Kundenprofile, gekennzeichnete PEP-Dossiers und Dossiers mit erhöhtem Risiko, eine Kopie jeder MROS-Meldung an die SRO und Server im Inland.

e-dossier ist von keiner Selbstregulierungsorganisation geprüft, anerkannt oder empfohlen. Die Seite beschreibt, wie e-dossier das Reglement abbildet, nicht, wie die SRO e-dossier beurteilt.

Alle SROs im Überblick

Geltung

Reglement
Reglement der SRO PolyReg gemäss Art. 25 GwG, in Kraft seit 1. Oktober 2026, FINMA-Verfügung vom 18. September 2026
Berater-Regeln
Anhang für Beraterpflichten, Seiten 37 bis 41
Abgerufen
15. Oktober 2026

Das Reglement umfasst ausdrücklich auch den Anhang für Berater (§1 Abs. 1, S. 1). PolyReg erklärt den Anhang als verbindlich (Anhang, S. 37).

Pflichten

  1. P1

    Unterstellung und Triage

    nicht verlangt

    Für Kunden mit einer Ausnahme nach Art. 2 Abs. 4ter GwG ist grundsätzlich kein GwG-Dossier zu führen.

    Fundstelle Anhang Ziff. B, S. 37; Berater-FAQ Ziff. 30, S. 8

    In e-dossier teilweise: Jedes Dossier beginnt in der Triage. Die Selbstprüfung für die Kanzlei ist der GwG-Check auf e-dossier.ch.

  2. P2

    Vertragspartei identifizieren

    verlangt

    Identifizierung nach §§7–12, 15, 17. Kein SRO-Formular. Registerauszug höchstens 12 Monate alt, Kopien mit Datum und Unterschrift oder Kurzzeichen. Online- und Video-Identifizierung nach FINMA-RS 2016/7.

    Fundstelle Reglement §§7–12, 15, 17, S. 4–6 und 8–9; Anhang Ziff. 1.1 lit. a, S. 38; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 2b, S. 3

    In e-dossier gebaut

  3. P3

    Identifizierung wiederholen

    abweichend

    PolyReg nennt §26 für Berater ausdrücklich. Anlass sind Zweifel an der Identität, an der wirtschaftlich berechtigten Person oder an der Erklärung. Ein festes Intervall gibt es nicht.

    Fundstelle Reglement §26, S. 15; Anhang Ziff. 1.1 lit. b, S. 38; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 5, S. 5

    In e-dossier gebaut: Bei Zweifel entsteht ein neuer Identifizierungs-Vorgang, der alte bleibt lesbar. Ein abgelaufener Ausweis löst eine Wiedervorlage aus.

  4. P4

    Wirtschaftlich berechtigte Person

    verlangt

    Erklärung mit Formular A (wirtschaftlich Berechtigte) oder Formular K (Kontrollinhaber), Kontrollinhaber ab 25 %. Unterzeichnet von der Vertragspartei oder einer bevollmächtigten Person. Trusts: Angaben nach §24, ohne eigenes Formular.

    Fundstelle Reglement §§18–19, 24, S. 9–10 und 12–13; Anhang Ziff. 1.1 lit. b, S. 38–39; Formular A; Formular K; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 4, S. 5

    In e-dossier gebaut, mit Formular A und K

  5. P5

    Gegenstand und Zweck des Geschäfts

    verlangt

    Als Aktennotiz oder im Kundenprofil, spätestens bei Vertragsschluss. Bei erhöhtem Risiko vollständig dokumentieren. Entfällt, wenn Art und Zweck aus dem Vertrag hervorgehen.

    Fundstelle Reglement §30, S. 16; Anhang Ziff. 1.1, S. 38; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 2f, S. 4

    In e-dossier gebaut, im Kundenprofil

  6. P6

    Abklärung bei hohem Risiko

    verlangt

    Abklärungen unverzüglich beginnen, Ergebnis auf Plausibilität prüfen und dokumentieren. Aufnahme nur mit Zustimmung einer vorgesetzten Person oder Stelle. Erhöhtes Risiko immer bei mehr als CHF 100'000 physisch eingebrachten Werten.

    Fundstelle Reglement §§31–36, S. 16–20; Anhang Ziff. 1.2.2, S. 39; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 6, S. 6; Formular E

    In e-dossier gebaut: Die besondere Abklärung ist ein eigener Vorgang mit Auslöser, Mitteln und Ergebnis. Hohes Risiko braucht eine dokumentierte Freigabe.

  7. P7

    Kundenprofil

    verlangt

    Kundenprofile sind zu erstellen und periodisch zu aktualisieren. Der Inhalt steht in adäquatem Verhältnis zu Vermögenswerten und Risiko. Kein SRO-Formular.

    Fundstelle Statuten §44 Abs. 1, S. 20; Reglement §34 Abs. 2, S. 19; Anhang Ziff. 3 lit. c, S. 41; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 2e, S. 4; Prüfbericht-Formular S. 7

    In e-dossier gebaut

  8. P8

    Risikoeinstufung

    verlangt

    Risikokategorisierung der Kunden. Die Kriterien aus §32 Abs. 1 einzeln als relevant oder nicht festhalten. Kriterien und Kategorien in einer internen Weisung. Kein SRO-Formular.

    Fundstelle Reglement §32 Abs. 1–3, §33 Abs. 3, S. 17 und 19; Anhang Ziff. 3 lit. c, S. 41; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 6, S. 6; Prüfbericht-Formular S. 8

    In e-dossier gebaut, mit Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip

  9. P9

    Politisch exponierte Personen

    verlangt

    Inland-PEP und PEP internationaler Organisationen gelten nur mit einem weiteren Risikokriterium als erhöhtes Risiko. Zustimmung des obersten Geschäftsführungsorgans, jährlicher Entscheid über die Weiterführung. Inland-PEP gelten 18 Monate nach Aufgabe der Funktion nicht mehr als PEP.

    Fundstelle Reglement §32 Abs. 4–5, §34 Abs. 4 lit. a, §37 Abs. 2, S. 18–21; Formular E; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 6, S. 6; Prüfbericht-Formular S. 8

    In e-dossier gebaut: Freigabe je PEP, der jährliche Entscheid über die Weiterführung kommt als Wiedervorlage.

  10. P10

    Sanktionslisten

    verlangt

    Steht eine Person auf einer SECO-Liste, ist eine besondere Abklärung nötig. Die Prüfstelle fragt, ob der Abgleich mit Sanktionslisten vorgenommen und dokumentiert ist.

    Fundstelle Reglement §31 lit. d und e, S. 16; Anhang, S. 39; Prüfbericht-Formular S. 7

    In e-dossier gebaut: Abgleich mit den Listen von SECO, EU und UNO

  11. P11

    Periodische Überprüfung

    abweichend

    Ein festes Intervall je Risikostufe gibt PolyReg nicht vor. Das Mitglied regelt die risikobasierte Aktualisierung in seiner internen Weisung. Fix ist nur der jährliche Entscheid bei PEP.

    Fundstelle Reglement §32 Abs. 3, §34 Abs. 2 und 4, S. 17 und 19–20; Prüfbericht-Formular S. 8

    In e-dossier gebaut: Wiedervorlage je Dossier, Periode nach Risikostufe.

  12. P12

    Dokumentation und Aktennotizen

    verlangt

    Unterlagen so führen, dass ein fachkundiger Dritter prüfen kann. Ausnahmen in einer datierten und unterzeichneten Aktennotiz. Identifizierung und Geschäftsakten gegenseitig verknüpfen. Eine vereinfachte Dokumentationspflicht für Berater gibt es nicht.

    Fundstelle Reglement §37 Abs. 1–3, S. 21; Reglement §§8, 9, 12, 13, 19, S. 4–6 und 10; Anhang Ziff. 1.1 lit. c, S. 38; Anleitung Dokumentationspflichten S. 1

    In e-dossier gebaut: Aktennotizen, Verlauf, Prüfprotokoll und Druck des Dossiers, dazu die Liste der GwG-Files als Seite und als CSV.

  13. P13

    Aufbewahrung

    verlangt

    Mindestens 10 Jahre nach Ende der Beziehung oder des Einzelgeschäfts, an einem sicheren Ort. Das Meldedossier ist 5 Jahre nach der Meldung zu vernichten.

    Fundstelle Reglement §37 Abs. 5, S. 21; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 10, S. 7

    In e-dossier gebaut: Die Löschfrist läuft ab Ende der Beziehung. Vor Ablauf weist die Datenbank das Löschen ab.

  14. P14

    Meldepflicht

    verlangt

    Meldung unverzüglich, über goAML. Wer nicht meldet, weil der Verdacht ausgeräumt ist, dokumentiert die Gründe. Eine Kopie geht ohne Verzug an PolyReg.

    Fundstelle Anhang Ziff. 4, S. 41; Reglement §§42–43, S. 25–26; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 7–8, S. 6–7

    In e-dossier gebaut: Der Meldeentscheid wird mit Rolle und Begründung festgehalten. Die Frist der Meldestelle steht als Wiedervorlage im Dossier.

  15. P15

    Abbruch nach Meldung

    verlangt

    Berater können die Geschäftsbeziehung jederzeit abbrechen (Art. 9b Abs. 2bis GwG). Der Abbruch erfolgt so rasch, wie es ohne Vertragsverletzung möglich ist.

    Fundstelle Anhang Ziff. 4, S. 41; Reglement §§27, 29, §36 Abs. 3, S. 15–16 und 20; Anhang Ziff. 1.1 lit. b, S. 38

    In e-dossier gebaut: Der Abbruch ist erst nach der Rückmeldung der Meldestelle oder nach Fristablauf möglich.

  16. P16

    Informationsverbot

    verlangt

    Art. 10a Abs. 5 GwG

    Fundstelle Anhang Ziff. 4, S. 41; Reglement §45 Abs. 3, S. 26

    In e-dossier teilweise: Warnhinweise im Ablauf. Der Sanktionsabgleich schreibt nie in die Kundenakte.

  17. P17

    Meldungsakten getrennt

    verlangt

    Meldeakten sind separat zu führen, als Sonder-Aktensatz je Meldung. Nach 5 Jahren vernichten. Die Prüfstelle fragt nach der separaten Aufbewahrung.

    Fundstelle Reglement §37 Abs. 2, S. 21; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 8–10, S. 7; Prüfbericht-Formular S. 10

    In e-dossier teilweise: Meldungen liegen in einer eigenen Tabelle, und eine Meldeakte hält den Löschlauf an. Eine getrennte Zugriffsrolle folgt.

  18. P18

    Informationspflicht

    verlangt

    Auf Anfrage der Meldestelle Informationen erteilen, gestützt auf Art. 11a GwG. Eine Frist nennt das Reglement nicht.

    Fundstelle Anhang Ziff. 4, S. 41

    In e-dossier folgt: Anfragen und Antworten der Meldestelle lassen sich bis dahin als Dokument und Aktennotiz ablegen.

  19. P19

    Organisation, Ausbildung, Kontrollen

    verlangt

    Schriftliche interne Richtlinie zu Mandatsannahme, Risikokriterien und -profilen, Dossierführung und Schulung. Grundschulung innert sechs Monaten, jährliche Weiterbildung. Schriftliches Kontrollkonzept ab mehr als 8 Mitarbeitenden.

    Fundstelle Anhang Ziff. 3 lit. a–c und Ziff. C lit. d, S. 38 und 40–41; Reglement §4 Abs. 2, §41, §§60–63, S. 2, 23–24 und 31–32; FAQ zur revidierten GwV S. 12

    In e-dossier gebaut: Rollen für Mandatsleitung, Fachstelle und Stellvertretung, Schulungsregister mit Erinnerung je Person, beigezogene Hilfspersonen mit Ablaufwarnung.

  20. P20

    Prüfung durch die SRO

    abweichend

    Prüfung vor Ort durchschnittlich alle zwölf Monate. Selbstdeklaration nur bei Prüfaufschub, dann jährlich. GwG-Register und Dossiers stehen der Prüfstelle jederzeit offen. Anwälte und Notare werden durch Anwälte bzw. Notare geprüft.

    Fundstelle Reglement §§49–53, S. 27–29; Anhang Ziff. 2 und Ziff. C lit. e, S. 38–40; Statuten §44 Abs. 3, S. 20; Aufsichtskonzept Ziff. 3, S. 3; Selbstdeklaration; Prüfbericht-Formular S. 1

    In e-dossier gebaut: Lese-Rolle für die Prüfperson mit Ablaufdatum, dazu die Liste der GwG-Files.

  21. P21

    Keine neuen Beratergeschäfte vor dem SRO-Anschluss

    verlangt

    Wer am 1. Oktober 2026 schon tätig war, stellt das Gesuch bis 1. Dezember 2026. Bis zum Entscheid gilt nur die bestehende Kundschaft. Bei einem Wechsel gilt die Frist von zwei Monaten.

    Fundstelle Anhang Ziff. B, S. 37; Berater-FAQ Ziff. 33–34, S. 8–9

    In e-dossier teilweise: Ohne bestätigte SRO legt e-dossier keinen neuen Kunden an. Die Kanzlei bestätigt selbst. Die Verfolgung des Gesuchs folgt.

Diese Seite gibt das Reglement der SRO wieder, wie es am Abrufdatum öffentlich vorlag, und ist keine Rechtsberatung. Massgebend sind das Gesetz und das Reglement Ihrer SRO in der aktuellen Fassung. Wo der Text einer SRO offen ist, steht hier „offen“ und keine Deutung.

Datenstandort

Elektronische Dossiers sind erlaubt. Das Speichermedium oder der Server muss sich im Inland befinden. Verlangt sind Schutz gegen unbefugte Änderung, jederzeitige Lesbarkeit und ausreichende Sicherungskopien nach dem Stand der Technik. Die Akten müssen auf schweizerischem Terrain zu jedem Zeitpunkt verfügbar sein.

Reglement §37 Abs. 6, S. 21; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 11, S. 7; FAQ zur revidierten GwV S. 12

Eigenheiten

  • GwG-Register: PolyReg verlangt ein standardisiertes, zentral geführtes Register über alle GwG-relevanten Geschäftsbeziehungen. Eine Liste oder Tabelle genügt. Es muss innert kurzer Frist zeigen, ob jemand Vertragspartei ist, und auf die Ablage verweisen (Reglement §37 Abs. 2, S. 21; Statuten §44 Abs. 1, S. 20; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 9, S. 7).
  • Dossiers mit erhöhtem Risiko und PEP-Dossiers sind zu kennzeichnen (Reglement §37 Abs. 2, S. 21; Prüfbericht-Formular S. 10).
  • Eine Kopie jeder MROS-Meldung und der MROS-Mitteilungen geht ohne Verzug und unaufgefordert an PolyReg (Reglement §43 Abs. 2, S. 26; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 7, S. 6).
  • Formular A und K nennt das Reglement selbst. Formular E ist nur ein Muster, verlangt ist die schriftliche Zustimmung. Für Identifizierung, Kundenprofil und Risikoeinstufung gibt es kein SRO-Formular (Reglement §19 Abs. 2, S. 9; Anleitung Dokumentationspflichten Ziff. 6, S. 6).
  • Beizug Dritter: Ein Dritter mit gleichwertiger Aufsicht ist anzuzeigen, sonst braucht es Gesuch, Bewilligung und schriftliche Vereinbarung. Kopien müssen mit den Originalen übereinstimmen, keine Weiterdelegation (Reglement §§38–39, S. 21–22; Anhang Ziff. 1.3, S. 39).
  • Eigene Risikokriterien reicht das Mitglied der Geschäftsstelle zur Kenntnisnahme ein (Reglement §32 Abs. 2, §33 Abs. 3, S. 17 und 19).
  • Mutationen sind ohne Verzug und ausschliesslich mit dem Mutationsmeldeformular zu melden (Statuten §8 Abs. 2, S. 4).
  • Der Anhang nennt nicht alle Paragrafen: §23 (Sitzgesellschaft), §25bis (Investmentgesellschaften) und §28 (Rückzug von Vermögenswerten) fehlen im Verweis für Berater (Anhang Ziff. 1.1 lit. b, S. 38).

Offen

  • Ob die Formulare A und K zwingend sind oder eine Erklärung mit denselben Angaben genügt, sagt das Reglement nicht. Eine Weisung dazu ist nicht im Archiv.
  • Anhang Ziff. 1.2.1 kündigt Fälle mit vereinfachten Sorgfaltspflichten an, nennt danach aber keine (Anhang, S. 39).
  • Software oder IT-Dienstleister regelt PolyReg nicht. Ob eine Software, in der Kunden ihre Daten selbst erfassen, als Beizug Dritter nach §38 gilt, ist offen.
  • Anleitung und Prüfbericht-Formular sind vor dem Berater-Anhang entstanden und sprechen vom Finanzintermediär. Ob Fassungen für Berater kommen, ist nicht im Archiv.
  • Die Checkliste des Vorstands zum Mindestinhalt des GwG-Registers und die Sanktionsliste auf polyreg.ch sind nicht im Archiv.
  • Das Kundenprofil folgt für Berater aus Statuten §44 Abs. 1 und Anhang Ziff. 3 lit. c, nicht aus einem ausdrücklichen Verweis in Anhang Ziff. 1.1.
  • Eine Sprache für Dossierdokumente schreibt das Reglement nicht vor.

SRO-Wahl

Bei der Einrichtung wählt die Kanzlei ihre SRO. e-dossier zeigt dann bei jedem Schritt, was diese SRO verlangt, mit Fundstelle. Was die SRO nicht verlangt, steht als „von Ihrer SRO nicht verlangt“ da und wird nicht ausgeblendet. Jedes Dossier behält die SRO und die Reglementsfassung, nach der es eröffnet wurde.

„In e-dossier“ beschreibt den Bau-Stand am 24. Oktober 2026. Die Software ist gebaut, aber noch bei keiner Kanzlei installiert.

Der Betrieb von e-dossier ist bei Infomaniak in der Schweiz vorgesehen. Jedes Dossier lässt sich drucken.

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Recherche und Text mit KI. Grundlage sind die Reglemente und Webseiten der SRO, abgerufen am 15. Oktober 2026.